Het kringbestuur West Veluwe stelt elk seizoen tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV) een datum vast waarvóór verenigingen hun aanvraag voor wedstrijddata voor het volgend seizoen kunnen inleveren.

• De kalenders noemen we ZOMER (1 april tot 1 oktober) en WINTER (1 oktober tot 1 april).

• Voor de kalender ZOMER en WINTER heeft het kringbestuur de data van selectiewedstrijden vooraf vastgesteld. Verenigingen kunnen op de nog openstaande data inschrijven.

• De wedstrijdkalender wordt gefaseerd ingericht. In de 1e fase kunnen de traditionele wedstrijden worden opgegeven en vindt inschrijving voor de selectiedata plaats. In de 2e fase kunnen de overige wedstrijden en de nog openstaande selectiewedstrijden aangemeld worden. Daarbij horen ook de meetmomenten en de Z-rubrieken die tijdens de Subtopwedstrijden worden uitgeschreven. Definitie van een traditionele wedstrijd: een groter evenement dat al een paar jaar dezelfde naam draagt en in/op een vaste periode/datum gehouden wordt. Vaak met dag-/wisselprijzen. Het proces wordt per email goed begeleid door degene die de wedstrijdkalender faciliteert.

• Verenigingen dienen hun voorlopige aanvraag voor de gewenste wedstrijddata uitsluitend via het “opgaveformulier wedstrijden” in te sturen naar het emailadres van Kring West Veluwe (wedstrijdplanning@kringwestveluwe.nl ). Andere vormen kunnen niet geaccepteerd worden.

• Het kringbestuur maakt op basis van de wensen een voorzet voor de wedstrijdkalender. Hierbij kunnen wijzigingen van de aangegeven wedstrijddata worden voorgesteld, om conflicten in de kalender te vermijden.

• Het kringbestuur legt het voorstel ter bespreking voor aan de ALV. Hier wordt de kalender, in overleg met de daartoe bevoegde vertegenwoordigers van de verenigingen, vastgesteld.

• Verenigingen die niet aanwezig zijn op de vergadering waar de kalender wordt vastgesteld, worden geacht akkoord te zijn met eventuele verplaatsing of annulering van opgegeven wedstrijddata.

• Tijdens de vergadering kunnen geen nieuwe wedstrijddata meer worden ingebracht, dus let goed op de sluitingsdatum. Verschuiven tijdens de vergadering kan wel.

• Niet tijdig aangemelde wedstrijden kunnen alleen nog na de vergadering worden toegevoegd op nog openstaande data.

• Na het verwerken van de wijzigingen die tijdens de ALV ontstaan zijn, ontvangen de verenigingen z.s.m. een controle versie en hebben 7 dagen de tijd om daarop te reageren. Hierna wordt de kalender definitief.

• Aan de hand van de definitieve versie van de ZOMER of WINTER kalender dienen de wedstrijden aangemaakt te worden in MijnKNHS overeenkomstig deze definitieve versie. Hiervoor wordt een uiterste datum vastgesteld. Niet aangevraagde wedstrijden/rubrieken kunnen niet gehonoreerd worden.

• Wanneer een wedstrijdorganisatie na de ALV een wedstrijd aan de definitieve kalender wil toevoegen kan deze alleen ingepast worden op een nog openstaande datum waarbij ook de omliggende wedstrijddata in de beoordeling meegenomen worden. De vrijdag wordt tot het weekend gerekend. Het besluit over de toevoeging of afwijzing van een wedstrijdaanvraag door het kringbestuur is bindend.

• Het kringbestuur zal bij elke overweging en elk besluit het belang van de sport vooropstellen. Faciliteren wedstrijdkalender mail naar wedstrijdplanning@kringwestveluwe.nl